Como usar prefixos de fatura por cliente

Por padrão, todas as suas faturas seguem uma única sequência de numeração de toda a conta — INV-1001, INV-1002, INV-1003, e assim por diante. Os prefixos de fatura por cliente permitem dar a um cliente específico o próprio prefixo e a própria sequência de numeração independente.

Por exemplo:

• Acme Corp → ACME-001, ACME-002, ACME-003
• XYZ Logistics → XYZ-001, XYZ-002
• Todos os outros clientes → sua sequência normal de toda a conta, sem alterações

Quando usar um prefixo por cliente

Configure um quando:

• você quiser que as faturas de um cliente sejam agrupadas ou identificadas com o próprio prefixo
• um cliente exigir um formato específico de numeração de fatura
• você quiser manter a numeração de um cliente totalmente separada da sua sequência geral de faturas

Se nada disso se aplica a você, não é preciso fazer nada — clientes sem um prefixo configurado continuam seguindo sua sequência normal de toda a conta, mesmo depois de você ativar esse recurso para outros clientes.

Ativar os prefixos por cliente

1. Vá em Configurações → Faturas.
2. Ative Usar um prefixo de cliente.

Ativar essa opção não muda nada por si só. Ela apenas habilita os campos de prefixo por cliente — nenhum cliente tem sua própria sequência até que você configure um prefixo individualmente para ele.

Configurar um prefixo para um cliente

1. Vá em Clientes e abra o cliente.
2. Selecione Editar.
3. Em Numeração de faturas, informe um Prefixo de fatura.
4. Opcionalmente, informe um Número de fatura inicial.
5. Salve.

Os prefixos têm de 1 a 20 caracteres: letras, números e hífens, começando com uma letra ou um número. Você pode digitar o prefixo em minúsculas — a SimplePayment converte automaticamente para maiúsculas.

Se você definir um Número de fatura inicial, esse número exato é usado na primeira fatura do cliente (por exemplo, um número inicial 100 gera ACME-100 como primeira fatura, e depois ACME-101 na próxima). Deixe em branco para começar em 1.

Como funciona a numeração independente

Depois que um cliente tem um prefixo, as faturas dele avançam na própria sequência — separada da de qualquer outro cliente e da sequência de toda a conta. Criar uma fatura para um cliente nunca avança a numeração de outro cliente, nem a sequência de toda a conta.

Clientes sem um prefixo configurado — mesmo com o recurso ativado — continuam usando a sequência de toda a conta exatamente como antes.

Regras do prefixo

• O prefixo de cada cliente precisa ser único em toda a sua conta — dois clientes não podem compartilhar o mesmo prefixo.
• O prefixo de um cliente não pode coincidir com o prefixo de fatura de toda a conta (INV por padrão, ou o que você tiver definido em Configurações → Faturas).
• Depois que a sequência de um cliente começa, as novas faturas desse cliente são numeradas automaticamente — você não precisa informar um número toda vez.

Desativar o recurso

Se você desativar Usar um prefixo de cliente em Configurações → Faturas, todas as novas faturas voltam para a sequência de numeração de toda a conta, independentemente do que estiver configurado para cada cliente.

O prefixo e o número inicial de cada cliente continuam salvos — eles simplesmente não são usados enquanto o recurso está desativado. Ao reativar, cada cliente retoma a sequência de onde parou.

O que acontece com as faturas existentes

Os números das faturas existentes nunca mudam. A numeração por cliente só se aplica às faturas criadas depois que você configura um prefixo — as faturas já enviadas mantêm o número que receberam.

Exemplo

Sequência de toda a conta:

INV-1001
INV-1002

Acme Corp (prefixo ACME):

ACME-001
ACME-002

XYZ Logistics (prefixo XYZ):

XYZ-001
XYZ-002

Cada sequência avança de forma independente — nada aqui afeta as outras.