Cómo usar prefijos de factura por cliente

Por defecto, todas tus facturas se generan a partir de una sola secuencia de numeración de toda la cuenta — INV-1001, INV-1002, INV-1003, y así sucesivamente. Los prefijos de factura por cliente te permiten darle a un cliente en particular su propio prefijo y su propia secuencia de numeración independiente.

Por ejemplo:

• Acme Corp → ACME-001, ACME-002, ACME-003
• XYZ Logistics → XYZ-001, XYZ-002
• El resto de tus clientes → tu secuencia normal de toda la cuenta, sin cambios

Cuándo usar un prefijo por cliente

Configura uno cuando:

• quieras que las facturas de un cliente estén agrupadas o identificadas con su propio prefijo
• un cliente requiera un formato de numeración de factura específico
• quieras mantener la numeración de un cliente completamente separada de tu secuencia general de facturas

Si nada de esto aplica, no necesitas hacer nada — los clientes sin un prefijo configurado siempre siguen tu secuencia normal de toda la cuenta, aunque hayas activado esta función para otros clientes.

Activar los prefijos por cliente

1. Ve a Configuración → Facturas.
2. Activa Usar un prefijo de cliente.

Activar esta opción no cambia nada por sí sola. Solo habilita los campos de prefijo por cliente — ningún cliente tiene su propia secuencia hasta que le configures un prefijo de forma individual.

Configurar un prefijo para un cliente

1. Ve a Clientes y abre el cliente.
2. Selecciona Editar.
3. En Numeración de facturas, ingresa un Prefijo de factura.
4. Opcionalmente, ingresa un Número de factura inicial.
5. Guarda los cambios.

Los prefijos tienen entre 1 y 20 caracteres: letras, números y guiones, y deben empezar con una letra o un número. Puedes escribir tu prefijo en minúsculas — SimplePayment lo convierte a mayúsculas automáticamente.

Si defines un Número de factura inicial, ese número exacto se usa en la primera factura del cliente (por ejemplo, un número inicial de 100 produce ACME-100 como primera factura, y luego ACME-101 en la siguiente). Déjalo en blanco para empezar en 1.

Cómo funciona la numeración independiente

Una vez que un cliente tiene un prefijo, sus facturas avanzan en su propia secuencia — separada de la de cualquier otro cliente y de tu secuencia de toda la cuenta. Crear una factura para un cliente nunca avanza la numeración de otro cliente, ni tampoco la secuencia de toda la cuenta.

Los clientes sin un prefijo configurado — incluso con la función activada — siguen usando la secuencia de toda la cuenta exactamente como antes.

Reglas del prefijo

• El prefijo de cada cliente debe ser único en toda tu cuenta — dos clientes no pueden compartir un prefijo.
• El prefijo de un cliente no puede coincidir con tu prefijo de factura de toda la cuenta (INV por defecto, o el que hayas definido en Configuración → Facturas).
• Una vez que la secuencia de un cliente ha comenzado, las nuevas facturas de ese cliente se numeran automáticamente — no necesitas ingresar un número cada vez.

Desactivar la función

Si desactivas Usar un prefijo de cliente en Configuración → Facturas, todas las facturas nuevas vuelven a la secuencia de numeración de toda la cuenta, sin importar lo que tenga configurado cada cliente.

El prefijo y el número inicial de cada cliente quedan guardados — simplemente no se usan mientras la función está desactivada. Si la vuelves a activar, cada cliente retoma su secuencia donde se quedó.

Qué pasa con las facturas existentes

Los números de las facturas existentes nunca cambian. La numeración por cliente solo aplica a las facturas que crees después de configurar un prefijo — las facturas ya enviadas conservan el número que se les asignó.

Ejemplo

Secuencia de toda la cuenta:

INV-1001
INV-1002

Acme Corp (prefijo ACME):

ACME-001
ACME-002

XYZ Logistics (prefijo XYZ):

XYZ-001
XYZ-002

Cada secuencia avanza por su cuenta — nada de esto afecta a las demás.